廈門大學圖書資料采購與資產(chǎn)入庫等業(yè)務辦理指南

依據(jù)《廈門大學圖書資料采購工作實施細則（2022年修訂）》《廈門大學圖書資料資產(chǎn)管理辦法（試行）》《廈門大學圖書資料合同管理細則（試行）》等學校文件相關規(guī)定，現(xiàn)對圖書資料采購、合同簽訂、資產(chǎn)入庫、財務報銷等業(yè)務辦理做如下重點說明：

一、辦理方式

全面啟用“廈門大學采購與資產(chǎn)一體化服務平臺”（簡稱采資一體化平臺）（鏈接地址：http://xdzc.xmu.edu.cn/sso/caslogin.jsp）辦理圖書資料采購、資產(chǎn)入庫等手續(xù)。

二、辦理流程

（一）采購申請

1.自行采購

采購預算金額人民幣2萬元以下的，各單位自行采購，采購完成后根據(jù)相關要求在采資一體化平臺備案，預算金額人民幣1000元以下的紙本資源無需在采資一體化平臺備案。紙本資源采購預算金額人民幣2萬元（含）以上5萬元以下、數(shù)字資源采購預算金額人民幣2萬元（含）以上10萬元以下的，采購前由各單位通過采資一體化平臺提交自購申請，圖書館審核通過后各單位自行采購，采購完成后根據(jù)相關要求在采資一體化平臺備案。

2. 集中采購

紙本資源采購預算金額人民幣5萬元（含）以上、數(shù)字資源采購預算金額人民幣10萬元（含）以上的，各單位通過采資一體化平臺提交采購申請。其中預算金額人民幣10萬元（含）以上的，應結合采購項目要求、預算金額、文獻類型及采購方式等進行可行性論證，提交《廈門大學圖書資料項目論證表》等相關材料，圖書館審核通過后，根據(jù)相關規(guī)定由圖書館或招投標中心組織集中采購。

（二）合同簽訂

人民幣1萬元（含）以上的圖書資料采購應當簽訂合同，其中自購項目由承辦單位和供應商訂立合同，加蓋各承辦單位印章，并將合同上傳至采資一體化平臺備案。人民幣1萬元以下的圖書資料自購項目，按照承辦單位合同管理規(guī)定執(zhí)行。

（三）資產(chǎn)入庫

1.入庫范圍

圖書館和各單位資料室采購、捐贈、自建等方式獲得的所有紙本資源、具有永久使用權的數(shù)字資源都應當辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)。圖書館和各單位資料室以外的其他各單位購置的單冊（套）購買價格在人民幣1000元（含）以上或單次批量購買價格在人民幣5000元（含）以上紙本資源，具有永久使用權的數(shù)字資源均應當辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)。通過捐贈方式獲取的圖書資料的資產(chǎn)入庫請?zhí)崆奥?lián)系圖書館編目部。

2.驗收建賬

各單位在采資一體化平臺發(fā)起驗收建賬，填寫確認財務報賬信息，提交進入驗收審核環(huán)節(jié)。

3.驗收審核

請攜帶圖書資料及《廈門大學采資平臺采購申請表》到圖書館一樓編目部辦理圖書資料入庫審核手續(xù)，圖書館負責審核圖書資料的專業(yè)相關性、確認紙本資源的種、冊數(shù)及編目批次號，在采資一體化平臺完成驗收入庫的審核與錄入。若為裸數(shù)據(jù)或可安裝到本地鏡像方式訪問的數(shù)字資源，請?zhí)峁┫鄳獢?shù)據(jù)備份文件，圖書館負責審核確認數(shù)字資源的內(nèi)容及數(shù)量，并在采資一體化平臺完成驗收入庫的審核與錄入。

4.借閱使用

圖書館和院系資料室根據(jù)相關規(guī)定開放借閱使用。自2022年6月1日起，圖書館和各單位資料室以外的其他各單位自購紙質(zhì)圖書資料由無限借期調(diào)整為有限借期模式。首次借期為5年，可在線續(xù)借一次（續(xù)借5年），特殊情況可協(xié)商解決。各單位應當指定保管人（課題負責人或課題組成員）前往圖書館外借，若無合適保管人應當歸還圖書館。使用過程中發(fā)生丟失，應按照《廈門大學讀者借閱規(guī)則》等相關規(guī)定進行賠償。

（四）財務報賬

驗收完成后，方可至財務處辦理報賬手續(xù)，報銷材料包括《廈門大學采資平臺采購申請表》《廈門大學資產(chǎn)上賬單》《廈門大學驗收單》《廈門大學經(jīng)費報銷單》、合同、發(fā)票、付款記錄等。須入庫的圖書資料，以《廈門大學資產(chǎn)上賬單》《廈門大學驗收單》替代《廈門大學經(jīng)費報銷單》，不入庫作為資料費支出的仍舊使用《廈門大學經(jīng)費報銷單》，根據(jù)要求提供相關驗收材料（加蓋驗收單位印章）。

因特殊情況申請不做資產(chǎn)入庫的，應當同時提供圖書館審批后的《圖書資料不納入資產(chǎn)管理申請表》；申請延遲入庫的，應當同時提供審批通過的《圖書資料延遲入庫申請表》。具體要求參見《圖書資料財務報賬指引》。

三、辦理咨詢

（一）采購申請

思明校區(qū)總館一樓采訪部 李雪 電話：0592-2187620

（二）資產(chǎn)入庫

思明校區(qū)總館一樓121室(編目部北側) 林楊 電話：0592-2182278 （紙本資源）

思明校區(qū)總館一樓編目部 鐘榮英 電話：0592-2182278 （數(shù)字資源）